機密書類の処分について考える

社内の業務効率UP、セキュリティ強化を図るには

書類処分に妥協は許されない

個人情報や社内機密文書などのいわゆる「機密書類」。みなさんはどのように処分されていますか。

オフィス備え付けのシュレッダー処理機や、簡易タイプのシュレッダーを使って、社内で対処している企業も多いでしょう。投入口に紙を挿入するだけでガガーッと裁断してくれるので大変便利ではありますが、一方で、こんな問題に目をつぶってはいませんか。

  • 書類が多すぎて処理効率が悪い
  • 情報が外部に漏れないか不安が残る
  • 処理機のまわりが紙くずやチリで汚れる、ゴミ出しが面倒
  • 処理時の音がうるさく、業務・電話応対に支障が出る
  • 処理機のメンテナンスが手間である

たかが書類、されど書類――。
このような状況を放置すれば、当然、ビジネス効率は低下しますし、会社の信用が失われる可能性すらあります。今こそ、機密書類の処分方法を見直してみてはいかがでしょうか。

機密書類の回収・処分専門の業者一覧>>

 

そもそも、社内処理には無理がある?!

ビジネスの効率性を損なわずに、安全に機密書類を社内で処分するには、はじめから無理があるといえます。では、どうすればいいのか…答えは簡単です。

社内での対応に限界がある以上、社外の業者に委託(アウトソーシング)するのが一番です。
しかし、ここで気をつけていただきたいことがあります。
ただ単に委託すればいいというものではなく、安全、つまり機密の保持が絶対条件となります。

通常の業務で発生した書類の処理程度なら古紙回収・リサイクル業者に依頼すれば済む話ですが、事業計画などを記した文書や顧客リストなどを、古紙と同じ扱いで外部に処分を委託するなど、もってのほか。

だから今、機密書類処分の専門業者に依頼する企業が増えています
現状、これがもっとも安全で確実な方法と言えるでしょう。

専門業者の費用・安全性・サービスを比較>>

 

専門業者に依頼する際のチェックポイント

というわけで、社内処理よりもセキュリティ面で安心でき、しかも効率がよい専門業者に依頼するとなった場合、業者選定では次の点を重視してください。

  • 料金
  • セキュリティ
  • 利便性(サービス)

会社の信頼性を高め、ビジネスの効率化を図るために、安心できる専門業者を選びましょう。
それと同時に、社員教育を徹底し、社内の情報管理の徹底化を進めていくことも大切です。
機密書類の扱いの見直しや、情報漏えい防止のために、ぜひ当サイトをお役に立てて下さい。

 
ページの先頭へ